محیط روابط عمومی

عوامل موثر در تغییرات سازمان عمدتا برون سازمانی و بعضا درون سازمان هستند.

محیط از دو جنبه برای سازمان دارای اهمیت است: اولا: شناختی از عناصر محیطی بدست می دهد. ثانیا: تاثیر هر گونه تغییر در ماهیت هر یک از عوامل را در سازمان پیش بینی می کند تا بتوانداز اضمحلال و سقوط ناگهانی سازمان جلوگیری کند.

محیط سازمان به دو بخش: محیط درون سازمان و محیط برون سازمان تقسیم می شود.

محیط درون سازمان

معمولا محیط درون سازمان دارای عناصری است که مدیر سازمن در رفتار آنها کنترل دارد و می تواند رفتار آنها را تغییر و یا تحت تاثیر قرار دهد.

محیط درون سازمان مانند: مدیریت، کارکنان، گروه های رسمی و غیر رسمی، فرهنگ سازمانی، تکنولوژی، منابع فیزیکی، ارزش های سازمانی، مقررات و قوانین، ساختار سازمان، آرمان، ماموریت سازمان، اهداف، ارزش ها و باورهای مدیران و کارکنان، فنون و روش ها و رفتار و نگرش ها.

محیط برون سازمانی

محیط برون سازمانی را می توان به دو دسته محیط عمومی و محیط ویژه (صنعت) یا محیط تخصصی تقسیم کرد.

محیط عمومی مانند: فرهنگ، نظام اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، نظامی، فن آوری فیزیکی، طبیعی، دانشگاه ها، دولت، قوانین، مقررات، نخبگان، رسانه های گروهی و اتحادیه هاست.

محیط ویژه یا صنعت مانند: ارباب رجوع، ذی نفعان، مشتریان، تامین کنندگان، فروشندگان، رقبا، اتحادیه ها و موسسات مالی واعتباری، بانک ها، قوانین و مقررات ویژه صنعت، گروه های فشار و موسسات تبلیغاتی.

چارچوب اقتضایی برای محیط نامطمئن و واکنش های سازمان

1-     اگر اطلاعات از محیط کامل باشد سازمان در حالت اطمینان (بدون ریسک) است.

2-     اگر اطلاعات از محیط 50/50 باشد سازمان در حالت ریسک است.

3-     اگر اطلاعات بسیار کم باشد در حالت عدم اطمینان است.

سیستم ها به طور مستقیم و غیر مستقیم بر هم اثر می گذارند. شناخت تحولات از وظایف اساسی روابط عمومی هاست.

روابط عمومی ها می توانند با مصاحبه و نظرسنجی از دانشمندان و پژوهشگران و نخبگان به تدوین فرضیه های تحقق یافتنی در آینده دست یابند.

برنامه نویسی و بودجه ریزی

برنامه ریزی به این پرسش های کلی جواب می دهد:

1- چه کاری باید انجام داد؟ (اهمیت و اهداف)

 2- کار را چگونه باید انجام داد؟

 3- چه کسی کار را انجام دهد؟ (تعیین نقش و مسوولیت ها)

 4- کار باید چه زمانی انجام شود؟

 5- هزینه انجام طرح چقدر است؟

 6- مطلوبیت کار باید چگونه باشد؟ ( تعیین سطح کیفیت)

 7- چه عملکردی مورد نیاز است؟ (تعیین ویژگی های عملکرد)

اصول لازم الرعایه در مراحل برنامه ریزی

1-     اصل انعطاف پذیری 2- اصل تنوع 3- اصل جامعیت

مراحل برنامه ریزی

1-     نیاز سنجی (آگاهی از فرصت ها و تهدیدات)

2-     تدوین اهداف

3-     تعیین پیش فرض ها

4-     تعیین شقوق مختلف

5-     ارزیابی شقوق مختلف

6-     انتخاب یک راه حل

7-     تنظیم برنامه های فرعی (کمکی)

8-     نشان دادن برنامه ها در غالب اعداد و ارقام (بودجه ریزی)

انواع برنامه در روابط عمومی

1-     جامع و استراتژیک 2- برنامه های کوتاه مدت

در بسیاری موارد کارشناس روابط عمومی با اهداف مختلفی مواجه می شود که باید از بین آنها گزینش یا اولویت بندی کند. در تعیین هدف باید میزان عملی بودن، درجه نتیجه بخشی، میزان با صرفه بودن، سازگاری و همسویی آن را اهداف استراتژیک مد نظر قرار می گیرد.

تکنیک های پیش بینی عملیات در برنامه ریزی عملیاتی

1-     پیش بینی نظری و قضاوتی (نظر کارشناسی) 2- پیش بینی بر اساس روند گذشته 3- پیش بینی علت و معلولی 4- تکنیک رقبا

ادامه دارد...