تشکیلات سازمانی روابط عمومی

روابط عمومی در کلیه وزارتخانه و سازمان های دولتی دارای 5 اداره خواهد بود که رئوس وظایف این ادارات عبارتند از:

1-     اداره پژوهش و برنامه ریزی به عنوان رکن فکری مجموعه روابط عمومی و تغذیه کننده اطلاعات سایر ادارات وظایف مهمی نظیر: پژوهش در حوزه ارتباطات و روابط عمومی، افکارسنجی از مردم در خصوص اقدامات و فعالیت های دستگاه ذی ربط، تهیه و تنظیم مقالات، گزارش های تحلیلی و مطلب علمی در حوزه فعالیت دستگاه مربوطه، تحلیل محتوای مطلب. مقالات و گزارش های مندرج در مطبوعات و سایر وسایل ارتباط جمعی، برنامه ریزی مدون و منسجم در امور ارتباطی و نیز ارایه ایده های نو در زمینه های روابط عمومی، اصلاح روش و بهبود شیوه های ارتباطی، تهیه و تدوین ریز بودجه پیشنهادی روابط عمومی و دفاع از آن تا تصویب نهایی، نظارت بر مصرف اعتبار مصوب ادارات روابط عمومی. بهره برداری از واحد ارتباطات مردمی جهت برنامه ریزی های آتی و تعیین و تعیین خط مشی و سیاست گذاری در امور ارتباطی استان ها را بر عهده دارد.

2-     اداره ارتباطات و رسانه ها که مهمترین وظایف آن عبارت است از: تهیه و تنظیم وانعکاس اخبار اقدامات و برنامه های دستگاه ذی ربط به وسایل ارتباط جمعی، پوشش خبری مراسم مختلف نظیر گردهمایی، سخنرانی، افتتاحی پروژه ها و غیره، اعلام مواضع و صدور بیانیه در مناسبت ها و پاسخ به انتقادات مطروحه در وسایل ارتباط جمعی، درج آگهی در مطبوعات و پخش تیزرهای تلویزیونی، ترتیب دادن برنامه ها و میزگردهای رادیویی و تلویزیونی برنامه ریزی واجرای مصاحبه های مطبوعاتی و اختصاصی، اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف کشور و برقراری رابطه ارگانیک با روابط عمومی استان ها و موسسات وابسته و مسوولیت تهیه وتنظیم و ارسال بریده جراید جهت اطلاع رسانی به مسوولین دستگاه مربوطه.

3-     اداره تبلیغات که وظایف و اهداف زیر را دنبال می کنند: سیاست گذاری، برنامه ریزی و هدایت امور تبلیغی، ایجاد وحدت رویه در امور ارتباطی و تبلیغی، مسوولیت تشکیل دبیرخانه دایمی مراسم و ستادها، انعکاس تبلیغی فعالیت های دستگاه ذی ربط در وسایل ارتباط جمعی، تهیه، ساخت و نمایش فیلم های تلویزیونی در راستای سیاست های دستگاه ذی ربط، انجام وظایف سمعی و بصری، برنامه ریزی،هماهنگی و مشارکت در کنفرانس ها، سمینارها و نمایشگاه های داخلی و خارجی، تعمیم خط مشی و سیاست گذاری تبلیغاتی در سطح وزارتخانه و سازمان، طراحی و تدوین فرم های ثابت (الگوهای) تبلیغاتی برای معرفی پروژه ها و طرح های مربوطه.

4-     اداره انتشارات که رئوس وظایف آن عبارت است از : چاپ اقلام تبلیغاتی از قبیل کتاب، پوستر، بروشور، تراکت و غیره، مسوولیت تهیه و تنظیم، صحافی، چاپ و توزیع بولتن یا مجلات داخلی، مسوولیت سیاست گذاری در مور نشر روابط عمومی استان ها و موسسات تابعه، ایجاد و اداره امور آرشیو عکس، فیلم و نوار کاست، نوار ویدئویی، روزنامه و مطبوعات.

5-     اداره کارپردازی و پی گیری ها نیز به عنوان اداره خدماتی و پشتیبان سایر ادارات وظایف زیر را دنبال می کند: انجام امور دبیرخانه و بایگانی، تایپ، فاکس و کامپیوتر، پیگیری های ویژه، انجام امور دفتری محرمانه و بایگانی، جمع داری اموال و سایر امور مشابه.

ضمنا دو نفر معاون زیر نظر مدیر کل روابط عمومی دستگاه ذی ربط به کار اشتغال خواهند داشت و هر یک در هدایت و سازمان دهی بخشی از مجموعه مساعدت می کنند.

عنوان و شرایط احراز برخی پست های روابط عمومی

مدیر کل : کارشناسی ارشد یا کارشناس علوم انسانی

معاونین مدیر کل (دو نفر): کارشناس ارشد یا کارشناس علوم انسانی

ادره پژوهش و برنامه ریزی:

1-     رییس اداره: کارشناس ارشد علوم اجتماعی یا رشته های مرتبط

2-     کارشناس مسوول افکار سنجی (دو نفر): کارشناس ارشد علوم اجتماعی یا رشته های مرتبط

3-     کارشناس بررسی مطبوعات (دو نفر): کارشناس علوم اجتماعی

4-     کارشناس بررسی مطبوعات (دو نفر): کارشناس ارتباطات اجتماعی

5-     کارشناس برنامه ریزی: کارشناس برنامه ریزی، اقتصاد یا رشت های مرتبط

6-     کمک کارشناس برنامه ریزی: کاردان آمار و برنامه ریزی یا رشته های علوم انسانیپ

7-     مسوول واحد ارتباط مردمی: کارشناس علوم اجتماعی

8-     متصدی ارتباطات درون سازمان: دیپلم با تجربه

9-     متصدی ارتباطات برون سازمان: دیپلم با تجربه

با وجود تمام این بخش نامه باز هم روابط عمومی یکی از ضعیف ترین ادارات سازمانها، نهادها و ارگان های جمهوری اسلامی است.

روابط عمومی و خصوصی سازی

روابط عمومی تنها در محیط رقابتی است که معنا می یابد. خصوصی سازی یکی از بهترین راه کارهای در این زمینه است. در ضمن حتی با کاستن از عرض و طول ادارات روابط عمومی و –به خصوص- واگذاری عملیات اجرای آن به بخش های خصوصی کارایی بالاترین خواهند داشت.

اعتماد سازی یا کسب وجه

امروزه با راضی نگه داشتن مشتری می توان به نتایجی دست یافت که با پر هزینه ترین تبلیغات امکان آن میسر نیست. اصل بازاریابی می گوید: یک مشتری راضی، رضایت خود را به 9 نفر و یک مشتری ناراضی، نارضایتی خود را به 17 نفر اعلام می کند. این اصل را امروزه اصل بازاریابی ویروسی یا Viral marketing می نامند.

اعتماد سازی از طریق نخبگان، روشنفکران، رسانه های گروهی، سیاست مداران، وزرا، وکلا، کارداران، کارکنان، مدیران، صاحبان نفوذ در جامعه و دولتمردان میسر است.

اهداف روابط عمومی

اهداف روابط عمومی به ترتیب اولویت:

1- انگیزش و امید 2- مشارکت تامین کنندگان 3- وفاداری خریداران 4- تاثیر بر عوامل محیطی 5- تیم سازی 6- مشارکت کارکنان