جلسه ساعت 17:15 با گزارش
عملکرد انجمن و اخبار روابط عمومی ایران با سخنرانی مطهری نژاد معاون هیت مدیره
آغاز شد.

مطهری نژاد در آغاز سخنان خود
وعده داد انجمن با هر فرد یا گروهی که در حال آغاز و انجام فعالیت روابط عمومی
است، همکاری خواهد کرد تا فعالیت های روابط عمومی در مسیر درست و حرفه ای قرار
گیرد.

وی افزود جلسه ماه گذشته هیت
مدیره با حضور تنی چند از مدیران روابط عمومی دولتی برگزار شد و در ادامه خبر از
انتصاب پرسان –از اعضای هیت مدیره- در سمت مدیریت روابط عمومی وزارت بازرگانی داد.

وی درادامه مروری بر اخبار روابط
عمومی داشت از جمله: انتشار شماره جدید مجله روابط عمومی، برگزاری سومین جشنواره
روابط عمومی های خصوصی در نخستین روز آبان ماه، برگزاری همایش بزرگ روابط عمومی،
تبلیغات و بازاریابی افتتاح نمایشگاهی در جنب آن، با همکاری انجمن روابط ایران و انجمن
بازاریابی و دانشکده صدا سیما در روزهای 6 تا 9 آبان ماه، برگزیده شدن 4 مقاله از
سوی انجمن جهت ارایه در همایش روابط عمومی، تبلیغات و بازاریابی، 12 تا 14 آبان
برگزاری همایش کارگزار روابط عمومی، برگزاری جشنواره مطبوعات در ماه جاری و اختصاص
یک غرفه طبق روال معهود به انجمن روابط ایران البته این بار با پرداخت هزینه برای
غرفه، برگزاری مراسم تجلیل از دکتر عباس زاده به صورت خودجوش توسط دانشجویان
دانشگاه علامه طباطبایی به مناسبت بازنشستگی وی با حضور پرفسور معتمد نژاد، دکتر
محسنیان راد و ...، 21 تا 24 مهر برگزاری همایش بزرگ روابط عمومی در دبی و ...

مطهری نژاد گفت:  بسیار خوب است که رویداد های بسیاری در ماه
جاری در مورد روابط عمومی در پیش خواهیم داشت. خوب است در روابط عمومی رویداد ساز
باشیم اما رویداد محور هرگز.

مطهری نژاد در پایان از کنار
هم قرارگرفتن سه عرصه بازاریابی، تبلیغات و روابط عمومی بدور از رقابت ناسالم و
مداخله در عرصه های مربوط به یکدیگر ابراز خرسندی کرد.

سخنران دوم مراسم آقای پارسا
مسوول کمیته دانشجویی سخنان خود را با بیانیه جدید این کمیته آغاز کرد که بر اساس
آن دانشجویان زیر 72 واحد نیز می توانند از این پس بدون حق رای، در انجمن عضویت
داشته باشند.

وی اهداف کمیته را به شرح زیر
بیان کرد: جذب دانشجویان فعال و ارتقا دانش تخصصی آنان، شناخت و بهره گیری از
اندیشه های خلاق جوانان در این زمینه، برنامه ریزی و جذب پذیرفته شدگان دانشگاه
ها، حضور فعال آنان در نشست ها، هماهنگی با سایر کمیته جهت آموزش اعضا دانشجو،
استفاده از دانش اساتید عضو انجمن، ترغیب دانشجویان به پژوهش، بهره گیری از دانش
روز روابط عمومی و انتقال آن به دانشجویان، بهره گیری از اندیشه دانشجویان و
انتقال آن به سایر کمیته ها، هماهنگی و فعال کردن دانشجویان در زمینه IT و ترغیب به راه
اندازی وبلاگ های دانشجویی و ...

سخنران سوم و اصلی مراسم دکتر
عباس زادگان مدیر عامل بیمه نوین و استاد دانشگاه سخنرانی خود را با موضوع
"تجربه موجود در ارتباط موثر" و زیر موضوع "مدیریت عملکرد" به
شرح زیر پی گرفت:

نگاه به بیرون جز سابقه فرهنگی
ما نیست. سابقه فرهنگی ما نگاه به درون و نگاه به خود است.

آموزه های دیگر ادیان نیز چنین
است. یعنی کمتر سخن گفتن و بیشتر اندیشیدن. برعکس این تفکر یعنی در جا زدن.

بودا در طول زندگی خود بسیار
کم سخن گفته است و بیشتر مواقع وقتی از او مطلبی پرسیده می شد تنها با لبخند پاسخ
می داد. او معتقد بود بیشتر افراد پاسخ سوال خود را می دانند و معمولا بدون یافتن
راه حل این سخنان تبدیل به درد و دل صِرف می شود. در کشورهای تابع آیین بودا در
آیین های عزاداری نیز سخن نمی گویند.

این نگاه باید جدی گرفته شود.
نگاه به خود. مدیریت عملکرد نیز به آن کمک خواهد کرد(مدیریت عملکرد عنوان کتاب
دکتر عباس زادگان).

مدیریت عملکرد یعنی همکاری
مدیران و کارکنان برای حل مسایل. زیرا اصولا کارکنان بیشتر از مدیران با اولویت ها
و جهت دهی و وظایف شغلی شان آگاهند.

هر کارمند باید فقط اطلاعات
حوزه کاری خود را داشت باشد تا اتلاف وقت نشود. اطلاعات بیشتر، نه برای ایفای نقش
بلکه برای معرفت شخصی خوب است. پس از دادن اطلاعات باید اختیارات کافی برای تبدیل
اطلاعات به کار را نیز به کارکنان داد. پس اطلاعات و توانمند سازی از نیازهای
بنیادی مدیریت عملکرد است.

وجود خطر در هم شدن برگه ها
مبحثی است که بیانگر بروکراسی غیر مفید است و می تواند از موانع عملکرد صحیح شود.

اغلب چه کسانی صحبت می کنند؟

در جلسات اداری بهتر بیشتر
کارکنان در مورد مشکلات صحبت کنند. نباید کار آنقدر پرشتاب باشد که فرصت گفتگو
نباشد. البته گفتگو در مورد کار نه درد و دل.

زمان و آشفتگی در گفتار از مهم
ترین مسایلی است که در این جلسات باید کنترل شوند.

در تکنیک گفتگوی آسانسوری مدیر
و یکی از کارکنان وارد آسانسور شده و برای هر طبقه اگر 12 ثانیه زمان در نظر
بگیریم 6 ثانیه باید سخن گفت و 6 ثانیه زمان باقیمانده صرف دریافت جواب می شود.
این روش یکی از بهترین روش های تمرینی در این زمینه است.

در جلسات گروهی باید کوتاه و
مرتبط با موضوع بحث کرد. معمولا پیش از آن باید وظیفه هر شخص مشخص شده باشد تا
بتوانیم عملکرد وی را مورد بررسی قرار دهیم. این عمل به این صورت انجام می گیرد که
نقش ها را بر روی کاغذ می آوردند و دو نفر پای هر نقش را امضا می کنند. یکی مدیر و
دیگری خود کارمند و امضا بدین معناست که کارمند کاملا کار را فهمیده و انجام آن را
تقبل می کند.

در شرکت بیمه نوین طراحی فضا
به گونه ای است که بیشترین امکان گفتگو میان کارکنان وجود داشته باشد و در هر طبقه
مکانی برای گفتگو در نظر گرفته شده است. سازمان مبتنی بر کار بدون گفتگو، کارکنان
را خسته و فراری می کند.

تادیب در خلوت و به طور
محرمانه

هرگز نباید کارکنان را در گروه
مورد عتاب و تحقیر قرار داد.

از بین بردن موانع ارتباطی

ممکن است مدیری در اتاقش را به
روی کارکنان باز بگذارد اما هنگامی که با بی علاقگی و بی حوصلگی به بحث بپردازد،
کارکنان بحث را متوقف می کنند و تمایل به گفتگوهای بعدی نخواهند داشت. عموما
مدیران و فرهیختگان شناختی از دنیای مخاطبان و کارکنان خود ندارند.

برنامه ریزی عملکرد

در برنامه ریزی عملکرد باید
مشکلات فرد و مشکلات سیستم را جدا از هم مورد بررسی قرار داد و در ادامه کارمند و
مدیر باید در حل مسئله به تفاهم برسند.

مشکل فردی مانند خرابی دستگاه
تایپ و مشکل سیستمی نشانگر این است که هرگاه این دستگاه خراب می شود کسی مشکل را
حل نکند.

جلسه ارزیابی عملکرد

جمع شدن مدیران و کارکنان و
بازنگری عملکرد ماهانه آنان از مهترین بخش های مدیریت عملکرد است.

نتیجه

هرگز نباید انرژی را صرف بیرون
کرد، مشکلات باید همواره از درون حل شوند.

سه گام اصلی عملکرد شامل:
شناخت اهداف، تقسیم اهداف میان کارکنان و زمان بندی می شود.

پرسش و پاسخ

روابط عمومی به عنوان یک زیر
سیستم در یک سیستم دارای مشکل چگونه امکان اصلاح دارد؟

ما باید ابتدا سهم خود را از
اصلاحات مشخص کنیم. اصولا نباید فقط مشکلات را گفت. باید ببینیم ما در راستای
رسیدن به اهداف چه انجام داده ایم. در غیر این صورت فرافکنی کرده ایم.

"چگونه می توان همه چیز
را تغییر داد؟" سوال اشتباهی است. مدیر همیشه باید بیاندیشد "چه تغییری
و به چه میزانی مشکل را حل می کند."

در پایان مراسم از دکتر عباس
زاده به مناسبت بازنشستگی ایشان تجلیلی به عمل آمد. دکتر عباس زاده در سخنان خود
به شدت نسبت به بازشستگی خود معترض شد و معتقد بود در امر آموزش گذر سالیان تنها
به تجربه استاد می افزاید و نباید بدون رضایت استاد چنین امری صورت پذیرد.

جلسه در ساعت 18:55 به پایان
رسید.