گزارش سالانه باید با چنان سلیقه و ظرافت طراحی شدن باشد که نظر هر بیننده را جلب کند و معرف ذوق سرشار شرکت باشد. گزارش باید فهرست مطالب داشته باشد. تا مطالعه آن آسان صورت گیرد. شرح فعالیت های شرکت در عرض سال با زبان و اسلوب شیوا و توام با عکس های جالب صورت گیرد. اطلاعاتی جالب درباره سرمایه گذاران عمده و تعداد کارمندان شرکت در اختیار بگذارد – میزان فروش سال را اعلام دارد. سهامداران را از نقشه هایی که برای آینده شرکت تنظیم شده با خبر نماید.

در انتخاب تصاویر لازم-نمودارها و عکس شخصیت ها و در صورت لزوم بکار بردن تصاویر رنگی کمال دقت بعمل آید، تصاویر رنگی و بطور کلی بکار بردن رنگ های مختلف موجب جالب بودن گزارش می گردد.

باید اذعان نمود که صاحبان سهام صاحبان واقعی شرکت می باشند و گزارش هیئت مدیره گزارش به صاحبان واقعی شرکت است بنابراین لحن گزارش باید مودبانه و نسان دهد که گردانندگان شرکت آدم های با شخصیت و لایق و کاردانی می باشند.

تحقیق که در آمریکا به عمل آمده نشان می دهد که سهامدران آن کشور نسبت به موارد زیر اعتراض و شکایت دارند:

1-      حقوق گزاف مدیران.

2-      مقررات مربوط به بازنشستگی مدیران.

3-      خریداری سهام از جانب هیئت مدیره.

4-      احراز از مدیریت از طرف بانوان.

5-      نحوه انتخاب حسابداران.

6-      میزان سود توزیع شده بین سهامداران.

تشکیل جلسه از صاحبان سهام بهترین وسیله ارتباط شخصی با آنها و جواب دادن به اعتراضات آنان است.

منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.