2- بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان
یکی از نیازهای روابط عمومی، دسترسی سریع و آسان به آخرین اطلاعات مربوط به تشکیلات سازمانی، اطلاعات مدیر هر بخش از سازمان و اطلاعات کلیه کارمندانی که در آن بخش به فعالیت می‌پردازند است تا در تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی از این اطلاعات استفاده نماید.
در بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات هر بخش از سازمان ثبت شده و برای هر بخش اطلاعاتی از قبیل تلفن مستقیم، تلفن داخلی، فکس، آدرس و ... به صورت درختی نگهداری می شود. نمودار درختی این امکان را به کاربر می دهد که به اطلاعات هر یک از بخش ها یا کارمندان به سرعت دسترسی پیدا کند. همچنین کلیه اطلاعات کارمندان هر بخش ، سمت هر کارمند، شماره تلفن و... در چارت سازمانی تعریف می‌شود. این اطلاعات هم در قسمت تکریم ارباب رجوع و هم در مواردی که روابط عمومی نیاز به ارسال دعوتنامه به کارمندان برای مراسم خاصی دارد نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
3- اشخاص حقیقی و حقوقی
با توجه به اینکه روابط عمومیها با طیف وسیعی از شخصیتهای حقیقی و حقوقی در ارتباط هستند، نیاز مبرمی در ساماندهی اطلاعات اشخاص دارند تا در مواقع مورد نیاز به راحتی بتوانند به اطلاعات شخص یا اشخاص مورد نظر دسترسی داشته باشد. مثلاً اطلاعات خبرنگاران و روزنامه‌نگاران برای برگزاری نشست‌های خبری، اطلاعات مدیران شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی برای برگزاری همایش‌ها یا حتی اطلاعات یک گروه موسیقی برای برگزاری مراسم و ....
در بخش اشخاص حقیقی و حقوقی سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات همه افراد و شخصیتهای مرتبط با سازمان در گروه بندیهای مختلف نگهداری می‌شوند تا به سهولت بتوان به اطلاعات آنها دسترسی داشت یا برای مناسبتهای مختلف از آنها دعوت بعمل آورد.
4- آرشیو تصاویر
یکی از تولیدات با ارزش روابط عمومیها ، تصاویر است. تصاویر ممکن است مرتبط با فعالیت‌های سازمان ، برگزاری یک همایش ، نشست خبری ، برگزاری نمایشگاه و ... باشد. در روابط عمومیها معمولاً این تصاویر به صورت منظم و یکپارچه آرشیو نمی‌شوند و در مواقع مورد نیاز باید تصاویر موجود روی ده‌ها CD را بررسی نمود تا بتوان تصویر مورد نیاز را پیدا کرد.
در بخش آرشیو تصاویر سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه تصاویر تولیدی را می‌توان در آلبوم های مختلف نگهداری نمود. همچنین برای هر تصویر می‌توان یک یا چند کلید واژه تعریف کرد تا در آینده بتوان به سهولت تصاویر مورد نیاز را جستجو کرد. همچنین کلیه تصاویر در یک بانک اطلاعات یکپارچه نگهداری می‌شوند و از مفقود شدن یا خراب شدن تصاویر جلوگیری می‌شود.
