5- آرشیو تبلیغات
تبلیغات یکی دیگر از فعالیت‌های روابط عمومی‌ها است. هر تبلیغ اعم از پوستر ، بنر و ... یک فایل طراحی و یک شرکت یا شخص طراح دارد. بهتر است روابط عمومی‌ها آرشیوی از تبلیغات انجام شده را داشته باشند تا در صورت نیاز بتوانند مجدداً از فایل آن تبلیغ استفاده نمایند یا در صورت نیاز به طراح آن مراجعه نمایند.
در بخش آرشیو تبلیغات سیستم جامع روابط عمومی ، مشخصات انواع پوستر، بنر، آگهی و ... همراه با فایل آنها ، نام و شماره تماس طراح و هزینه طراحی و ... نگهداری می شود تا در صورت لزوم در مناسبتهای بعدی از آنها استفاده شود.
6- آرشیو اسناد
در سازمان‌ها معمولاً اسناد مهمی تولید می‌شود که گاهی اوقات این اسناد می‌باید در اختیار سازمان‌های دیگر ، نمایندگان مجلس و .... قرار گیرد. یک سند می‌تواند گزارش عملکرد ، مقاله ارائه شده در یک همایش، گزارش برگزاری یک نمایشگاه ، سند چشم‌انداز و ... باشد. این اسناد می‌باید در مکان مناسبی آرشیو شوند ، تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.
در بخش آرشیو اسناد سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه اسناد تولیدی روابط عمومی یا سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شوند.
7- آرشیو قوانین و آیین نامه ها
سازمان‌های مختلف با توجه به وظایف خود ، قوانین و آیین نامه‌هایی را تدوین می‌کنند که معمولاً اکثر مخاطبان این سازمان‌ها و اکثر مراجعه کنندگان به روابط عمومی‌ها نیاز به این قوانین و آیین‌نامه‌ها دارند. بهتر است در روابط‌عمومی آرشیو کاملی از قوانین و آیین نامه‌ها وجود داشته باشد تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.
در بخش آرشیو قوانین و آیین نامه ها سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه قوانین و آیین نامه های سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شود.
8- اموال
در روابط عمومی‌های بزرگ موضوع وضعیت اموال روابط عمومی ، یکی از دغدغه‌های مدیران است.
در بخش اموال سیستم جامع روابط عمومی ، اموال مهم مربوط به روابط عمومی همراه با شماره اموال و وضعیت آنها (سالم، درحال تعمیر و...) نگهداری می‌شود. همچنین سابقه استفاده از هر یک از اموال روابط عمومی در همایش‌ها ثبت و نگهداری می‌شود. به این ترتیب وضعیت همه اموال روابط عمومی در هر لحظه مشخص خواهد بود.
ادامه دارد...
