اغلب روابط عمومی سایبر تصور داشتن یک سایت یا تنها استفاده از امکانات آنلاین را در ذهن متبادر می سازد. اما روابط عمومی سایبر دارای شاخصه های مهم تری است که توسط فضای سایبر اجرایی می شود. طی پست زیر که بخش های برگزیده کتاب روابط عمومی در فضای سایبر دکتر محمد سلطانی فر است به بررسی این ویژگی ها خواهیم پرداخت.

1- پیام ویژه هر مخاطب و تا حد ممکن غیرمستقیم ارسال می شود.

2- حریم شخصی مخاطب حفظ می شود.

3-ارسال پیام به مخاطبان اصلی و مستقیم است.

4- تمایز بین فرستنده و گیرنده که برای تعریف قدیم مخاطبان ضروری بود دیگر اعتباری ندارد.

5- دسترسی به اطلاعات تازه تر را ممکن می سازد.

6- ارسال پیام چند رسانه ای میسر است.

7- خطابه (یک نفر برای همه یا از طرف رسانه به مخاطب) به گفتگو میان کسانی که مخاطب شناخته می شدند تبدیل شده است.

8- منابع متعدد برای کسب حقیقت فراهم می نماید.

9- مدل ارتباطی از "مرکز-پیرامون" به مدل های متنوعی چون مدل "مشاهده ای" تغییر کرده است و مخاطب آنچه را می خواهد، هرگاه بخواهد، می جوید و برمی گزیند. مدل دیگر در روابط عمومی سایبر مدل ارتباطی "دوسویه" است.

10- مخاطبان با تابعیت بین المللی پدید می آورد.

11- رسانه الکترونیک انسان را بی ثبات و تغییر پذیر می کند.

12- فقدان سانسور

13- نابرابری را در دسترسی به اطلاعات افزایش می دهد.

14- منجر به رواج فردگرایی و انزواطلبی می شود.

15- ارتباط شخصی و مشارکتی می شود و مخاطب غیرفعال نیز گزینشگر و مشارکتی می شود.

16- عصر رسانه شخصی و مشارکتی را آغاز کرده است.

17- استراتژی روابط عمومی در سطوح خرد و تخصصی طراحی می شود.

18- ارتباط متعادل در روابط عمومی الکترونیک بصورت مجازی است.

19- ارتباط one to many به ارتباط one to one و many to many تبدیل می شود.

معرفی کتاب روابط عمومی در عصر دیجیتال نوشته جان شنتون

چنان چه می خواهید فعالیت تجاری تان با موفقیت رو به رو گردد، مهم ترین مساله آن است همواره تلاش کنید که به یک افسانه تجاری تبدیل شده و روی صفحه رادار مشتریان بالقوه خود ظاهر شوید. ص 8

نویسنده برای یافتن خود و مطرح کردن خود توسط روابط عمومی پیشنهاد می کند ابتدا به 11 سوال زیر پاسخ دهید:

1- ماکیستیم؟

نام، محل و اطلاعات تماس شرکت ما چیست؟ کارکنان ما چه کسانی هستند؟ حرفه ما در چه زمینه ای است؟ به عنوان مثال آیا راه آهن مربوط به اداره قطارهاست یا مربوط به ارایه خدمات حمل و نقل؟ در این باره فکر کنید.

2- وجه تمایز ما از دیگران چیست؟

پیشنهاد فروش منحصر به فرد ما که موجب تمایز ما در عرصه رقابت می گردد چیست؟ آیا از هیچ چیزی که موجب تمایز شما از دیگران شود، برخوردارید؟ اگر به دنبال شهرت هستید، بهتر است از چیزی بهره مند شوید که خاص خودتان است.

3-این اواخر چه کارهایی انجام داده ایم؟

امسال یا طی دو سال گذشته به چه پیشرفت هایی نایل شده ایم؟

4- برای انجام چه کارهایی که ممکن است که به کل جامعه مربوط باشد برنامه ریزی کرده ایم؟

به دقت به این موضوع بیاندیشید و سعی کنید عملکرد شما با پاسخ های دیگرتان هماهنگ باشد.

5- حقیقتا چه چیزی را به فروش می رسانیم؟

تولیدات، یک تصویر ذهنی؟ موفقیت؟ یک سبک زندگی بهتر؟ توانایی کمک به مشتریان برای انجام بهتر کارهایشان.

6- می خواهیم اقلام فروشی خود را به چه کسانی بفروشیم؟

مشتری ایدآل ما کیست؟ در حال حاضر، خریدار کیست؟ دوست داریم اقلام خود را به چه کسی بفروشیم؟

7- مشتریان بالقوه ما چه وضعیتی دارند؟

محل زندگی و کاری شان کجاست؟

8- در حال حاضر چه کسانی به بازار هدف شما اطلاع رسانی می کنند؟

رقبا؟ کدام رسانه ها؟

9- دیگران چه برداشتی از ما دارند؟

تصویر ذهنی؟ کیفیت محصولات و عرضه آنها به عامه افراد؟

10- با توجه به صنعت و شرایط موجود، چگونه می توانید به بهترین نحو موجب مثبت تلقی شدن در چشم جهانیان شویم؟

تبلیغات؟ اطلاعیه های مطبوعاتی، بسته های رسانه ای؟ نوع دوستی و حمایت های مالی؟ انجام کارهای جالب؟

11- اکنون که تعهد کرده ایم که از طریق معروف ساختن مقوله تجاری و محصولات خود به یک افسانه تجاری تبدیل شویم، چه مشکلاتی می تواند روی دهد؟

اگر رسانه ها به درج اخباری نادرست درباره ما بپردازند، چه خواهد شد؟ اگر محصولات ما معیوب باشند، چه روی می دهد؟ اگر موفق به تحویل به موقع سفارشات نشویم چه خواهد شد؟

معرفی چند کتاب کاربردی در زمینه روابط عمومی

ü      روابط عمومی در اثر دیجیتالو نویسنده جان شنتون، مترجم مهدی باقریان، انتشارات کارگزار روابط عمومی، 1383

ü      روابط عمومی در فضای سایبر، نویسنده دکتر محمد سلطانی فر، انتشارات شرکت روابط عمومی و تبلیغات هفت تبلیغ، 1388

ü      روابط عمومی کاربردی و فنون گردهمایی ها، نویسنده: مهدی باقریان، انتشارات بوستان کتاب، 1381

ü      اصول و آداب تشریفات، نویسندگان: احمد یحیایی ایله ای و برات ا... صمدی راد، انتشارات کارگزار روابط عمومی، 1387

ü      استراتژی اقیانوس آبی(چگونه فضای بازاری بدون مدعی خلق کنیم که در آن رقابت معنایی ندارد.)، نویسندگان: دبلیو چان کیم و رنه مابورنیا، مترجم: علیرضا پورممتاز، انتشارات آسیا، 1388

ü      روابط عمومی؛ کاربردها و تاکتیک ها، نویسندگان: دنیس ال. ویلکاکس، گلنت تی. کمرون، فیلیپ اچ. آولت، ورن کی. ایجی، مترجمان: دکتر سید محمد اعرابی و داوود ایزدی، انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی 1386

ü      روابط عمومی؛ نقش، فرایند و استراتژی، دنیس ال. ویلکاکس، گلنت تی. کمرون، فیلیپ اچ. آولت، ورن کی. ایجی، مترجمان: دکتر سید محمد اعرابی و داوود ایزدی، انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی 1386

BIG IDEAS: A STRATEGIC APPROACH

روش استراتژیک

Big ideas are designed to solve communication problems. If they are not strategic then they are not Big Ideas, but rather just random thoughts. There are two keys to effective public relations ideas: the first is that they must be inherently interesting and the second is that there must be some logical connection between the great idea and the organization"s communication ives. PRSA"s Silver Anvil awards and inside PR"s CIPRA (Creativity in Public Relations Award) are given to public relations programs that have successfully addressed some issue both strategically and creativity. Some of the winners will be used here to illustrate different aspects of Big Ideas.

ایده های بزرگ برای حل مسائل ارتباطی طراحی شده اند. اگر استراتژیک نباشند آنها را نمی توان ایده بزرگ نامید بلکه تنها افکار تصادفی هستند. دو روش برای ایدهای موثر روابط عمومی وجود دارد: نخست آنکه بطور ذاتی جالب باشند و دوم آنکه باید ارتباط منطقی میان ایده اصلی و مقاصد ارتباطی سازمان وجود داشته باشد. PRSA"s Silver Anvil awards and inside PR"s CIPRA (جایزه خلاقیت در روابط عمومی) به برنامه های روابط عمومی ای تعلق می گیرد که بطور همزمان خلاقانه و استراتژیک باشند. برخی از برنده هایی که اینجا به آنها خواهیم پرداخت از نمونه های متفاوت ایده بزرگ بهره برده اند.

The communicator"s mission is to stage the Big Idea, to find an exciting new way of presenting an idea in order to communicate a persuasive message that in its strategic language may sound like a dull piece of business writin. Finding the brilliant creative concept involves what some experts have called "The Creative Leap." The difference between the dull business language and the Big Idea represents the "leap." Strategy statements are often outlines or platforms for in-house discussion and agreement--not messages that will persuade people about something and captivate their minds.

وظیفه ارتباط گر سازماندهی ایده بزرگ است برای پیدا کردن یک راه جدید ارایه یک ایده با قصد ارسال یک پیام اقنا کننده که در زبان استراتژیک ممکن مانند یک نمایشنامه کند تجاری بنظر بیاید. دریافت مفهوم خالق با استعداد شامل آن چیزی می شد که کارشناسان آن را جهش خلاق نامیده اند.تفاوت بین زبان کند تجاری و ایده بزرگ در "جهش" است. بیانیه های استراتژیک اغلب کلی یا بنیادی برای مبحث درون سازمانی و موافقت. نه پیام هایی که مردم را درباره چیزی ترغیب خواهد کرد و ذهن آن را اسیرکند.

THE BIG IDEA: CREATIVITY IN PUBLIC RELATIONS

ایده بزرگ: خلاقیت در روابط عمومی

Behind every good public relations campaign is a "Big Idea," the creative concept that makes the message attention getting and memorable. Creative thinking that produces Big Ideas is important in public relations because PR messages have to break through the clutter of a busy media environment and impact on their targeted audience"s opinions and attitudes. These creative concepts have to solve communication problems in an original way and be interesting enough that they captivate the minds of the target audience.

پشت سر هر کمپین خوب روابط عمومی یک "ایده بزرگ است" ، مفهوم خلاقیت است که پیام را مورد توجه و به یادماندنی می کند. تفکر خلاق در تولید ایده های بزرگ در روابط عمومی بسیار مهم است زیرا پیام های روابط عمومی باید در فضا درهم برهم و شلوغ رسانه ای موفق بشود و بر روی عقیده و رفتار مخاطب هدف اثر بگذارد. این مفاهیم خلاقانه باید مشکلات ارتباطی را به یک روش جالب توجه حل کند تا توانایی تسخیر ذهن مخاطب هدف را داشته باشد.

An example of a Big idea that captivated its audience is Snapple"s Letters campaign, an idea created by the PR department at Kirschenbaum & Bond. The phenomenon behind this Big Idea is that people want ownership of Snapple and they are willing to write to the company about their relationship with this drink. The first unsolicited letters related how the writers feel--that they discovered it, they want to own it, and they are driven to share the news with others.

یک مثال از یک ایده بزرگ که مخاطبانش را فریفت عملیات نامه های اسنیپل است. یک ایده روابط عمومی ایجاد شده در واحد روابط عمومی Kirschenbaum & Bond. پدیده پشت این ایده بزرگ این است که مردم خواهان مالکیت اسنپل هستند و آنها مشتاقند در باره رابطه شان با این نوشیدنی به کمپانی بنویسند. نخست نامه های ناخواسته مربوط بودند به اینکه چطور نویسندگان حس می کنند که آنها این نوشیدنی را کشف کردند، آنها خواهان مالکیت اون هستند و آنها واداشته شده اند این خبر را با دیگران به اشتراک بگذارند.

The letters gave the agency an idea for a campaign based on a Snapple employee named Wendy who receives the letters, reads them, and responds to them. The campaign features real letters from real people who have tried the beverage and love it. The television production crews travel to these people"s home towns and film them there--a technique which could backfire when you put untrained performers on camera, or could be a stroke of genius if they project an infectious enthusiasm, as has happened. The filming also becomes a publicity event at the local level because the company involves the community in the release of the commercials. This incredible relationship evolved to the point that Snapple eventually was receiving some 20 boxes of letters a month.

نامه های این ایده ای رو به آژانس داد بر مبنای وندی کارمند آژانس که نامه های رو دریافت می کرد، می خواند و پاسخ می داد. عملیات نامه های واقعی از افراد واقعی که نوشیدنی رو امتحان کرده بودند و عاشقش شده بودند را نمایان می کند. گروه تولیدات تلویزیونی به شهر این افراد سفر کردند و از آنها در آنجا فیلم گرفتند. اون تکنیکی بود که می توانست به دلیل استفاده از اجراکنندگان آموزش ندیده در مقابل دوربین نتیجه معکوس بدهد یا می توانست یک حرکت خلاق باشد اگر آنها یک اشتیاق مسری را شکل می دادند همان که اتفاق افتاده است. فیلم موجب آوازه گری در سطح محلی شد زیرا کمپانی جامعه را در نشر آگهی تجاری درگیر کرده بود. این رابطه باورنکردنی منتج شد به اینکه اسنپل 20 جعبه نامه در ماه دریافت می کرد.

Chapter 37 in The Handbook of Strategic Public Relations and Integration, Clark Caywood, ed., New York: McGraw Hill, 1997

فصل 37 در کتاب راهنما استراتژیک روابط عمومی و جذب در جامعه ، کلارک Caywood ، اد ، نیویورک : مک هیل ، 1997

 2-16 مدیریت کاربران

مدیر سیستم در این بخش می‌تواند به تعداد نامحدود برای سیستم کاربر تعریف کند. سطح دسترسی هر یک از کاربران به صورت جداگانه قابل تعریف است و می توان مشخص کرد که هر یک از کاربران سیستم به کدام بخش یا بخش های سیستم دسترسی دارند. این قابلیت ، سیستم را از لحاظ امنیتی بسیار قدرتمند ساخته است.

مدیر سیستم می تواند امکان دسترسی کاربران را به بخش های مختلف سیستم مشخص کند. همچنین می توان مشخص کرد که آیا کاربر مورد نظر می تواند اطلاعات را تغییر دهد یا فقط اجازه مشاهده آنها را دارد.

 3-16 تهیه پشتیبان

به راحتی می‌توان از کلیه اطلاعات آرشیو شده در روابط عمومی در فواصل دلخواه فایل پشتیبان بر روی CD یا DVD و ... تهیه نمود. به این ترتیب مدیریت روابط عمومی می‌تواند اطمینان حاصل نماید که از کلیه اطلاعات تولید شده در روابط عمومی نسخه پشتیبان دارد و هیچگاه اطلاعات عملکرد ، تصاویر ، تبلیغات ، نشریات ، اسناد و صدها قلم اطلاعاتی تولید شده در روابط عمومی از بین نخواهد رفت.

 ابزارهای بکار برده شده در پیاده سازی نرم‌افزار :

 نرم‌افزار سیستم جامع روابط عمومی با آخرین متدولوژی‌ها و جدیدترین ابزارهای برنامه‌نویسی تهیه شده است تا علاوه بر سرعت بالا و سهولت استفاده کاربران، بتواند بیشترین امکانات ممکن را در اختیار کاربر قرار دهد.

 ·        بانک اطلاعاتی :  Microsoft SQL Server 2005

 ·        پیاده سازی :  با استفاده از  Microsoft Visual Studio 2005 ، .Net Framework 2.0  و Crystal Reports 11

12- نشر

 انتشار نشریه ،‌ هفته ‌نامه ، روزنامه ، چاپ کتاب و ... از دیگر فعالیت‌های روابط عمومی است.

 در بخش نشر سیستم جامع روابط عمومی کلیه اطلاعات کتابها و نشریات تولیدی سازمان یا روابط عمومی در گروههای مختلف به همراه کلیه شماره های نشریات نگهداری و آرشیو می‌شود.

 13- تقویم

 روابط عمومی‌ها معمولاً برنامه‌های خاصی برای رویدادها و مناسبت‌های رسمی در طول سال دارند. همچنین یکسری از مناسبتهای اختصاصی در سازمان وجود دارد که می‌باید روابط عمومی برای آن مناسبت‌ها نیز برنامه‌ریزی نماید.

 در بخش تقویم سیستم جامع روابط عمومی تقویمی ارائه شده است که کاربر می تواند رویدادهای مربوط به روابط‌عمومی و همچنین فعالیتهای مربوط به روزها یا سالهای آینده را در آن یادداشت کند. این تقویم به سه صورت شمسی - قمری - میلادی نمایش داده می‌شود و رویدادها را به هر سه صورت ثبت می‌کند.

 14- نظرسنجی

 در این بخش امکان ثبت نتایج نظرسنجی های انجام شده در سازمان یا روابط عمومی وجود دارد. این بخش تمامی انواع نظرسنجی های تلفنی، کتبی ، مصاحبه‌ای و ... که شامل انواع سوالات چند‌گزینه‌ای و تشریحی هستند را پوشش می‌دهد. در بخش گزارشات می توان انواع گزارشات آماری ، نموداری و تشریحی را از نتایج نظرسنجی ها مشاهده کرد.

 15- گزارشات

در بخش گزارشات سیستم جامع روابط عمومی ، امکان گزارش‌گیری از تمامی اطلاعات آرشیوی و غیر آرشیوی موجود در سیستم وجود دارد و کاربر می‌تواند گزارشات را بصورت آزاد و با تعیین شروط مورد نظر خود برای نمایش و چاپ آماده کند. گزارش ها شامل لیست ، آمار ، نمودار و ... است. گزارشات را می‌توان در فرمتهای قابل ویرایش در نرم‌افزار Word و Excel ایجاد کرد و همچنین می‌توان به صورت فایل PDF ذخیره نمود.

 16- امکانات دیگر نرم‌افزار

 1-16 اطلاعات پایه

سیستم جامع روابط عمومی به نحوی طراحی شده است که با انواع مختلف روابط عمومی سازگار باشد و با تغییر بخشی از سازمان یا روابط عمومی، کاربر بتواند با ایجاد تغییرات لازم در اطلاعات پایه سیستم، آن را با تغییرات هماهنگ کند. به همین منظور تمام منوهای سیستم پویا در نظر گرفته شده و با توجه به نیاز سازمان‌های مختلف می‌توان منوهای سیستم را به راحتی و متناسب با عملکرد روابط عمومی تغییر داد.

ادامه دارد..

 9- تکریم ارباب رجوع

بررسی وضعیت تکریم ارباب رجوع و ارتقاء آن ،‌ یکی از وظایف روابط‌عمومی‌ها است. در سیستم جامع روابط عمومی امکانات مناسبی برای سنجش میزان رضایت ارباب رجوع از یک کارمند ، از یک اداره ، از یک بخش از سازمان ، از کلیه کارمندان یک معاونت و ... در یک بازه زمانی مشخص وجود دارد.

 در بخش تکریم ارباب رجوع سیستم جامع روابط عمومی ، می‌توان کلیه مراجعات به سازمان همراه با نام کارمندان و میزان رضایت ارباب رجوع را توسط واحد نگهبانی ثبت کرد. سپس در بخش گزارشات می توان میانگین میزان رضایت از هر کارمند یا هر بخش از سازمان در یک بازه زمانی و یا نمودار رضایت ارباب رجوع بر حسب روز یا ماه را برای یک کارمند یا یک بخش از سازمان مشاهده کرد یا در صورت نیاز کارمند نمونه ، واحد نمونه و .... را مشخص نمود.

 10- مدیریت فعالیتها

یکی از کارهای روزانه هر مدیر ، تقسیم یک پروژه به چند فعالیت و مشخص کردن مسئول انجام هر فعالیت‌ و بررسی وضعیت انجام فعالیت‌ها است. اگر این مدیریت به کمک کامپیوتر انجام شود ، علاوه بر اینکه تقسیم فعالیت‌ها سریعتر انجام می‌شود پیگیری انجام هر فعالیت و مشاهده گزارش عملکرد هر کارمند بهتر انجام خواهد شد. به صورتیکه به سادگی می‌توان فعالیت‌های انجام نشده در سیستم را مشاهده کرد و علت انجام نشدن آنها را از طریق کامپیوتر پیگیری نمود.

 در بخش مدیریت فعالیت‌ها سیستم جامع روابط عمومی ، مدیر روابط عمومی می تواند کلیه فعالیتهای موجود در روابط عمومی را به ریز مشخص کرده و در سیستم ثبت کند و مسئول آن را مشخص کند. سپس هر یک از کارمندان روابط عمومی بعد از ورود به سیستم می‌توانند لیست فعالیت های مربوط به خود را مشاهده کرده و پس از انجام فعالیت ، گزارش عملکرد را وارد سیستم نمایند. مدیر برای هر فعالیت مدت زمان مشخصی را تعیین می‌کند که با پایان گرفتن آن مدت زمان ، به راحتی می‌تواند فعالیت‌های اتمام نیافته را مشاهده کرده و از طریق گزارش عملکرد علت عدم انجام آن را جویا شود.

 یکی دیگر از مزایای ثبت و پیگیری فعالیت‌ها از طریق کامپیوتر، توانایی ارایه گزارش عملکرد روابط عمومی در مقاطع مختلف به مدیران بالاتر است. زیرا آرشیو کاملی از فعالیت‌های انجام شده و گزارش آنها در سیستم وجود دارد.

 11- برگزاری همایش ‌ها

 برنامه‌ریزی اجرای همایش ، مدیریت برگزاری همایش ، دعوت از میهمانان ، تدوین برنامه‌های همایش ، آرشیو مقالات و ده‌ها فعالیت دیگر از وظایف روابط عمومی‌ها در زمینه همایش‌ها است. (منظور از "همایش" در این بخش همه انواع سمینار‌ها، نشست‌های خبری ، مصاحبه‌ها ، نمایشگاه‌ها و ... است)  

 با استفاده از امکانات بخش برگزاری همایش‌ها سیستم جامع روابط عمومی ، مدیر روابط عمومی می‌تواند از مدت‌ها قبل برنامه‌ریزی همایش را انجام داده ، وظیفه هر یک از کارمندان روابط عمومی را مشخص کرده و فعالیت‌های همایش را به صورت سیستمی و کاملاً مطابق برنامه‌ریزی ، پیگیری نماید. همچنین مدعوین همایش را مشخص نموده و برای آنها کارت دعوت صادر نماید و حتی در سیستم مشخص نماید که کدامیک از مدعوین در همایش حضور فعال داشته‌اند. همچنین تمام اسناد تولید شده در همایش مانند آلبوم تصاویر همایش ، مقالات ارائه شده ، اسناد همایش ، تجهیزات بکار رفته در همایش و .... را در سیستم آرشیو نماید تا در سالهای آینده برای برگزاری همایش‌های مشابه اطلاعات کافی در مورد تجهیزات مورد نیاز، مدعوین سالهای قبل و ... داشته باشد.

 5- آرشیو تبلیغات

تبلیغات یکی دیگر از فعالیت‌های روابط عمومی‌ها است. هر تبلیغ اعم از پوستر ، بنر و ... یک فایل طراحی و یک شرکت یا شخص طراح دارد. بهتر است روابط عمومی‌ها آرشیوی از تبلیغات انجام شده را داشته باشند تا در صورت نیاز بتوانند مجدداً از فایل آن تبلیغ استفاده نمایند یا در صورت نیاز به طراح آن مراجعه نمایند.

 در بخش آرشیو تبلیغات سیستم جامع روابط عمومی ، مشخصات انواع پوستر، بنر، آگهی و ... همراه با فایل آنها ، نام و شماره تماس طراح و هزینه‌ طراحی و ... نگهداری می شود تا در صورت لزوم در مناسبتهای بعدی از آنها استفاده شود.

 6- آرشیو اسناد

در سازمان‌ها معمولاً اسناد مهمی تولید می‌شود که گاهی اوقات این اسناد می‌باید در اختیار سازمان‌های دیگر ، نمایندگان مجلس و .... قرار گیرد. یک سند می‌تواند گزارش عملکرد ، مقاله ارائه شده در یک همایش، گزارش برگزاری یک نمایشگاه ، سند چشم‌انداز و ... باشد. این اسناد می‌باید در مکان مناسبی آرشیو شوند ، تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.

 در بخش آرشیو اسناد سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه اسناد تولیدی روابط عمومی یا سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شوند.

 7- آرشیو قوانین و آیین نامه ها

سازمان‌های مختلف با توجه به وظایف خود ، قوانین و آیین نامه‌هایی را تدوین می‌کنند که معمولاً اکثر مخاطبان این سازمان‌ها و اکثر مراجعه کنندگان به روابط عمومی‌ها نیاز به این قوانین و آیین‌نامه‌ها دارند. بهتر است در روابط‌عمومی آرشیو کاملی از قوانین و آیین ‌نامه‌ها وجود داشته باشد تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.

در بخش آرشیو قوانین و آیین نامه ها سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه قوانین و آیین نامه های سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شود.

 8- اموال

در روابط عمومی‌های بزرگ موضوع وضعیت اموال روابط عمومی ، یکی از دغدغه‌های مدیران است.

در بخش اموال سیستم جامع روابط عمومی ، اموال مهم مربوط به روابط عمومی همراه با شماره اموال و وضعیت آنها (سالم، درحال تعمیر و...) نگهداری می‌شود. همچنین سابقه استفاده از هر یک از اموال روابط عمومی در همایش‌ها ثبت و نگهداری می‌شود. به این ترتیب وضعیت همه اموال روابط عمومی در هر لحظه مشخص خواهد بود.

ادامه دارد...