2- بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان
یکی از نیازهای روابط عمومی، دسترسی سریع و آسان به آخرین اطلاعات مربوط به تشکیلات سازمانی، اطلاعات مدیر هر بخش از سازمان و اطلاعات کلیه کارمندانی که در آن بخش به فعالیت می‌پردازند است تا در تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی از این اطلاعات استفاده نماید.
در بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات هر بخش از سازمان ثبت شده و برای هر بخش اطلاعاتی از قبیل تلفن مستقیم، تلفن داخلی، فکس، آدرس و ... به صورت درختی نگهداری می شود. نمودار درختی این امکان را به کاربر می دهد که به اطلاعات هر یک از بخش ها یا کارمندان به سرعت دسترسی پیدا کند. همچنین کلیه اطلاعات کارمندان هر بخش ، سمت هر کارمند، شماره تلفن و... در چارت سازمانی تعریف می‌شود. این اطلاعات هم در قسمت تکریم ارباب رجوع و هم در مواردی که روابط عمومی نیاز به ارسال دعوتنامه به کارمندان برای مراسم خاصی دارد نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
3- اشخاص حقیقی و حقوقی
با توجه به اینکه روابط عمومیها با طیف وسیعی از شخصیتهای حقیقی و حقوقی در ارتباط هستند، نیاز مبرمی در ساماندهی اطلاعات اشخاص دارند تا در مواقع مورد نیاز به راحتی بتوانند به اطلاعات شخص یا اشخاص مورد نظر دسترسی داشته باشد. مثلاً اطلاعات خبرنگاران و روزنامه‌نگاران برای برگزاری نشست‌های خبری، اطلاعات مدیران شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی برای برگزاری همایش‌ها یا حتی اطلاعات یک گروه موسیقی برای برگزاری مراسم و ....
در بخش اشخاص حقیقی و حقوقی سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات همه افراد و شخصیتهای مرتبط با سازمان در گروه بندیهای مختلف نگهداری می‌شوند تا به سهولت بتوان به اطلاعات آنها دسترسی داشت یا برای مناسبتهای مختلف از آنها دعوت بعمل آورد.
4- آرشیو تصاویر
یکی از تولیدات با ارزش روابط عمومیها ، تصاویر است. تصاویر ممکن است مرتبط با فعالیتهای سازمان ، برگزاری یک همایش ، نشست خبری ، برگزاری نمایشگاه و ... باشد. در روابط عمومیها معمولاً این تصاویر به صورت منظم و یکپارچه آرشیو نمی‌شوند و در مواقع مورد نیاز باید تصاویر موجود روی ده‌ها CD را بررسی نمود تا بتوان تصویر مورد نیاز را پیدا کرد.
در بخش آرشیو تصاویر سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه تصاویر تولیدی را می‌توان در آلبوم های مختلف نگهداری نمود. همچنین برای هر تصویر می‌توان یک یا چند کلید واژه تعریف کرد تا در آینده بتوان به سهولت تصاویر مورد نیاز را جستجو کرد. همچنین کلیه تصاویر در یک بانک اطلاعات یکپارچه نگهداری می‌شوند و از مفقود شدن یا خراب شدن تصاویر جلوگیری می‌شود.
1- بخش اخبار
یکی از فعالیتهای روزانه روابط عمومیها ، تهیه بریده جراید از اخبار مرتبط با سازمان است تا در اختیار مدیران و کارشناسان واحدهای سازمانی مربوطه قرار گیرد.
در بخش اخبار سیستم جامع روابط عمومی ، می‌توان اخبار مرتبط با سازمان که توسط خبرگزاری‌ها ، روزنامه‌ها و سایت‌های خبری تولید شده است یا اخباری که توسط روابط عمومی تولید گردیده است را ثبت نمود تا به عنوان خبرنامه داخلی یا بریده جراید توسط شبکه داخلی سازمان در اختیار مدیران و کارشناسان قرار گیرد. به این ترتیب عملیات تهیه بریده جراید در سازمان به صورت الکترونیکی درآمده و علاوه بر افزایش سرعت تهیه بریده جراید و سهولت دسترسی مدیران به اخبار مرتبط با سازمان ، هزینه تهیه بریده جراید به شدت کاهش می‌یابد.
همچنین در این قسمت می‌توان آخرین اخبار کلیه خبرگزاریهای داخلی (فارسی) ، خبرگزاریهای خارجی (انگلیسی) ، روزنامه‌ها و سایت‌های خبری را به صورت آنلاین روی کامپیوتر مشاهده نمود. کارشناسان روابط عمومی به راحتی می‌توانند در میان این اخبار جستجو کرده و اخبار مرتبط با فعالیتهای سازمان را انتخاب و در خبرنامه داخلی ثبت نمایند. این امکان کارشناسان روابط عمومی را از مراجعه به ده‌ها روزنامه ، سایت و خبرگزاری بی‌نیاز می‌کند.
ادامه دارد...
پرسشنامه ای به اعضای انجمن روابط عمومی آمریکا فرستاده شد و طی آن از اعضا سوال گردید که به نظر آنها جوانان داوطلب روابط عمومی باید واجد چه نوع مهارت ها و استعدادها باشند. نتیجه استخراج شده از جواب ها به این شرح است:
قدرت نویسندگی 70 درصد
تجارب مقدماتی در فعالیت های روابط عمومی 42 درصد
استعداد سخنرانی و قدرت بیان 30درصد
توانایی نواندیشی و روح ابداع و ابتکار 28 درصد
هوش و فراست کلی 28 درصد
اطلاعات عمومی 27 درصد
حس تشخیص و قضاوت 25 درصد
قدرت و استعداد تشکیلات دادن 11 درصد
گزارش کمیته تحقیق ملی انجمن روابط عمومی در آمریکا
گزارش سالانه باید با چنان سلیقه و ظرافت طراحی شدن باشد که نظر هر بیننده را جلب کند و معرف ذوق سرشار شرکت باشد. گزارش باید فهرست مطالب داشته باشد. تا مطالعه آن آسان صورت گیرد. شرح فعالیت های شرکت در عرض سال با زبان و اسلوب شیوا و توام با عکس های جالب صورت گیرد. اطلاعاتی جالب درباره سرمایه گذاران عمده و تعداد کارمندان شرکت در اختیار بگذارد – میزان فروش سال را اعلام دارد. سهامداران را از نقشه هایی که برای آینده شرکت تنظیم شده با خبر نماید.
در انتخاب تصاویر لازم-نمودارها و عکس شخصیت ها و در صورت لزوم بکار بردن تصاویر رنگی کمال دقت بعمل آید، تصاویر رنگی و بطور کلی بکار بردن رنگ های مختلف موجب جالب بودن گزارش می گردد.
باید اذعان نمود که صاحبان سهام صاحبان واقعی شرکت می باشند و گزارش هیئت مدیره گزارش به صاحبان واقعی شرکت است بنابراین لحن گزارش باید مودبانه و نسان دهد که گردانندگان شرکت آدم های با شخصیت و لایق و کاردانی می باشند.
تحقیق که در آمریکا به عمل آمده نشان می دهد که سهامدران آن کشور نسبت به موارد زیر اعتراض و شکایت دارند:
1- حقوق گزاف مدیران.
2- مقررات مربوط به بازنشستگی مدیران.
3- خریداری سهام از جانب هیئت مدیره.
4- احراز از مدیریت از طرف بانوان.
5- نحوه انتخاب حسابداران.
6- میزان سود توزیع شده بین سهامداران.
تشکیل جلسه از صاحبان سهام بهترین وسیله ارتباط شخصی با آنها و جواب دادن به اعتراضات آنان است.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
هدف از برقراری ارتباط حسنه با سهامداران ایجاد اعتماد و ایمان درآنها به حسن عمل شرکت است. اما مردم بدون داشتن اطلاعات کامل بر اینکه در شرکت چه می گذرد نمی توانند به فعالیت های شرکت اعتماد و اطمینان پیدا کنند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که منافع آنها در شرکت حفظ خواهد شد.
این هدف را مدیران بصیر و مال اندیش از مدتها پیش وجهه همت خود ساخته اند. امر مهم این است که در این مجاهدت هیچگاه نباید وقفه یا رخوتی حاصل گردد. سهامدرا راضی سرمایه بزرگی برای شرکت است. زیرا همیشه مداح و مبلغ شرکت خواهد بود. کالا و یا خدمات شرکت را خریداری خواهد کرد و دوستان و آشنایان خود را برای خرید سهام تشویق خواهد نمود و به این ترتیب سرمایه گذاری را در امور تولیدی پیش خواهد برد.
میران می توانند به کمک مامور روابط عمومی با وسایل گوناگون با صاحبان سهام تماس و ارتابط پیدا کنند. اولین تماس آنها در مورد خرید سهام بوسیله نوشتن نامه خوش آمد گویی خواهد بود. همراه این نامه همانطور که ذکر شد باید یک نسخه از گزارش سالانه یا جزوه ای که تاریخچه شرکت را بیان می کند ضمیمه باشد. باید صاحب سهم را طی این نامه تشویق کرد هر سوالی که بنظرش می رسد از شرکت بپرسد و باید از او دعوت نمود که در صورت تمایل از کارخانجات و تاسیسات شرکت و مشاهده محصولات آن دیدن نماید. خلاصه از هیچ نوع محبت و ابراز ادب و نزاکت نباید خودداری کرد.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
با افزایش تعداد صاحبان سهام است که می توان دموکراسی اقتصادی را بر پایه های محکم استوار نمود. تامین مالی هر شرکت و موسسه در حقیقت تامین شغلی مدیران در دست سهام داران می باشد. اگر مدیران شرکت نتوانند برای سرمایه گذاری کوچک مردم سود بپردازند هیچکس مایل به سرمایه گذاری نخواهد شد. پس مدیران هوشیار و مآل اندیش نمی توانند از قدرت بالقوه سهامداران غفلت بورزند.
در بعضی از شرکت های خارجی برای اینکه رابطه شرکت با سهامداران خود حسنه باشد کمیته ای مرکب از بعضی مدیران و کارکنان شرکت تشکیل می شود که کلیه امور مربوط به صاحبان سهام را اداره کند. مامور روابط عمومی از جمله کسانی است که در این کمیته عضویت دارد و نقشی فعال ایفا می کند.
در شرکت های مدرن و پیشرو رییس شرکت به هر شخصی که سهم بخرد نامه ای می نویسد و مشارکت او را خیرمقدم می گوید. معمولا این نامه را رییس روابط عمومی بر اساس اطلاعاتی که از شرکت بدست می آورد برای امضای رییس یا مدیرعامل تهیه می کند. رییس شرکت به کمک مسوول روابط عمومی باید سعی کند که یک نسخه از گزارش سالانه برای هر یک از صاحبان سهم ارسال گردد. این گزارش باید حاوی پیامی از جانب رییس یا مدیرعامل باشد و اطلاعات مالی دقیق و مورد اعتمادی در اختیار صاحبان سهم قرار دهد. همراه این گزارش ممکن است پرسشنامه ای به منظور اطلاع از عقاید و نظرات سهامداران به آنها ارسال گردد. متن پرسشنامه باید بوسیله کارشناس روابط عمومی تنظیم گردد.
ادامه دارد...
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
آگهی بعنوان یک وسیله روابط عمومی در آمریکا بیشتر منحصر به موسسات بزرگ صنعتی و بازرگانی است که می توانند هزینه سنگین آن را تحمل نمایند. موسسات غیر انتقاعی کمتر می توانند مستقیما به نشر آگهی اقدام کنند و معمولا برای این کار از موسسات بزرگ صنعتی بازرگانی استمداد می کنند. موسسات بزرگ این کمک را گاهی به طیب خاطر می پذیرند زیرا این کار نه فقط باعث پیشرفت یک امر بزرگ اجتماعی و غیرانتفاعی می گردد بلکه برای آن موسسه و کمپانی نیز که هزینه آگهی را تحمل کرده است وسیله معروفیت و محبوبیت بیشتر می شود. مثلا کمپانی نفت سینکلر در آمریکا ضمن آگهی های متعدد برای تشویق و ترغیب مردم به حفظ پارک های ملی واماکن تاریخی محبوبیت بیشتری نیز برای خود در جامعه آمریکایی به دست آورد.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
یک کمپانی یخچال سازی در آمریکا متجاوز از یک میلیون دلار رف تبلیغ و آگهی یخچال جدید خود کرد. از خصوصیات یخچال جدید که در آگهی ها زیاد روی آن تکیه شده بود مجهر بودن آن به "اتوماتیک دوبل" بود. اتوماتیک دوبل خاصیتش این است که دوام یخچال را بیشتر می کند و کار یخچال منظم و بی دردسر سال ها ادامه پیدا می کند. لیکن پس از یک سال تمام آگهی کردن تنها 14 درصد میزان فروش یخچال بالا رفت و معلوم شد که عبارت "اتوماتیک دوبل" از ذهن وقوه فهم بسیاری از بانوان خانه دار دور می باشد و خانه داران نتوانسته بودند که بین این عبارت و زندگی روزمره خود ارتباط و پیوندی قایل شوند. اما در همان موقع کمپانی یخچال سازی دیگری آگهی ای در مورد یخچال های خود منتشر کرد. آگهی های این کمپانی به مردم تضمین می داد که "یخچال های این کمپانی چهارسال بدون کوچکترین دردسر و زحمت کار کند." این عبارت کار کردن بدون دردسر و زحمت چنان با زمینه زندگی مردم ارتباط داشت که 60 درصد خانواده هایی که مورد مصاحبه قرار گرفتند نام یخچال و سازنده آن را می دانستند و از طرز کار آن نهایت رضایت را داشتند.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
درزمان جنگ دوم، وزارت خزانه داری آمریکا ما را مامور کرد که درباره اثر انتشار یک مجله نفیس از طرف آن وزارتخانه در مردم تحقیق کنیم و ببینیم این مجله با مطالب خود چقدر در اذهان عمومی رخنه و نفوذ کره است. نظر عمده خزانه داری از انتشار مجله ترغیب و تشویق مردم به خرید اوراق قرضه جنگ بود. نام مجله "آمریکای ما" بود و خزانه داری دو شماره از آن را چاپ کرده و برای 25 میلیون خانواده فرستاه بود. خزانه داری تدارک دیده بود که شماره های متوالی از آن چاپ و توزیع کند. لیکن هنوز شماره سوم مجله از چاپ بیرون نیامده بود که یک نفر در خزانه داری پیشنهاد کرد که بهتر است تحقیقی درباره اثر مجله در میان مردم بعمل آید و معلوم گردد که دریافت کنندگان مجله کدام قسمت ها را از مجله می خوانند و کدام یک از عکس های مجله در ذهن آنها اثر گذاشته است.
برای تهیه جواب این سوال ها ما به 650 خانواده در شهر بالتیمور سرزدیم ما این خانواده ها را با نهایت دقت بنحوی که معرف و نماینده تمام شهر باشند انتخاب کرده بودیم و حتی از اداره پست نیز استفسار کرده و اطمینان حاصل نموده بودیم که اداره پست در توزع مجله مراقبت تمام داشته و هر یک از این 50 خانواده دو شماره از مجله "آمریکای ما" را در صندوق پست خود دریافت داشته بودند.
نتایجی که از این تحقیق بدست ما آمد به این شرح است. وقتی که ما یک نسخه از مجله را به این خانواده ها نشان دادیم 83% آنها اظهار داشتند که مجله را تا کنون ندیده اند. از کسانی که اظهار داشتند مجله را دریافت کرده اند یک سوم آنها اظهار نمودند که آن را نخوانده اند. از کسانی که مجله را دریافت کرده و مطالبی از آن خوانده بودند تقریبا دو سومشان نتوانستند به یاد بیاورند که آن مطالب راجع به چه موضوعی بوده است.
شماره سوم مجله هرکز از چاپ بیرون نیامد.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
یک موسسه در آمریکا که قصد مبارزه با تعصبات بی اساس را داشت یک رشته کاریکاتور ضد تعصب منتشر نمود ولی برای حصول اطمینان از اثرات مطلوب آنها مصمم شد آن کاریکاتورها را ابتدا در مورد 160 نفر بکار برد تا از عکس العمل آنها اطلاع حاصل کند. تجزیه و تحلیل جواب های این عده نشان داد که دو سوم این عده معنی و موضوع کاریکاتور را خوب درک نکرده اند و همین امر باعث شد که 33 درصد آن عده واکنش نامطلوب نشان دهند. پس این آزمایش قبلی موسسه را از یک اشتباه بزرگ که ممکن بود موجب زیان های بزرگی بشود نجات داد.
قابل فهم بودن پیام و مطالب طرح روابط عمومی مخصوصا باید با پیش آزمایی ثابت و مسلم شود. چه بسا اتفاق می افتد مطالبی که یک شخص تهیه می کند برای خود شخص بسیار مفهوم و ساده جلوه کند ولی برای مردم که دریافت کننده پیام می باشند قابل فهم نباشد. پیش آزمایی چنین نقیصه ای را کشف می مرتفع می کند.
منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.
