12- نشر

 انتشار نشریه ،‌ هفته ‌نامه ، روزنامه ، چاپ کتاب و ... از دیگر فعالیت‌های روابط عمومی است.

 در بخش نشر سیستم جامع روابط عمومی کلیه اطلاعات کتابها و نشریات تولیدی سازمان یا روابط عمومی در گروههای مختلف به همراه کلیه شماره های نشریات نگهداری و آرشیو می‌شود.

 13- تقویم

 روابط عمومی‌ها معمولاً برنامه‌های خاصی برای رویدادها و مناسبت‌های رسمی در طول سال دارند. همچنین یکسری از مناسبتهای اختصاصی در سازمان وجود دارد که می‌باید روابط عمومی برای آن مناسبت‌ها نیز برنامه‌ریزی نماید.

 در بخش تقویم سیستم جامع روابط عمومی تقویمی ارائه شده است که کاربر می تواند رویدادهای مربوط به روابط‌عمومی و همچنین فعالیتهای مربوط به روزها یا سالهای آینده را در آن یادداشت کند. این تقویم به سه صورت شمسی - قمری - میلادی نمایش داده می‌شود و رویدادها را به هر سه صورت ثبت می‌کند.

 14- نظرسنجی

 در این بخش امکان ثبت نتایج نظرسنجی های انجام شده در سازمان یا روابط عمومی وجود دارد. این بخش تمامی انواع نظرسنجی های تلفنی، کتبی ، مصاحبه‌ای و ... که شامل انواع سوالات چند‌گزینه‌ای و تشریحی هستند را پوشش می‌دهد. در بخش گزارشات می توان انواع گزارشات آماری ، نموداری و تشریحی را از نتایج نظرسنجی ها مشاهده کرد.

 15- گزارشات

در بخش گزارشات سیستم جامع روابط عمومی ، امکان گزارش‌گیری از تمامی اطلاعات آرشیوی و غیر آرشیوی موجود در سیستم وجود دارد و کاربر می‌تواند گزارشات را بصورت آزاد و با تعیین شروط مورد نظر خود برای نمایش و چاپ آماده کند. گزارش ها شامل لیست ، آمار ، نمودار و ... است. گزارشات را می‌توان در فرمتهای قابل ویرایش در نرم‌افزار Word و Excel ایجاد کرد و همچنین می‌توان به صورت فایل PDF ذخیره نمود.

 16- امکانات دیگر نرم‌افزار

 1-16 اطلاعات پایه

سیستم جامع روابط عمومی به نحوی طراحی شده است که با انواع مختلف روابط عمومی سازگار باشد و با تغییر بخشی از سازمان یا روابط عمومی، کاربر بتواند با ایجاد تغییرات لازم در اطلاعات پایه سیستم، آن را با تغییرات هماهنگ کند. به همین منظور تمام منوهای سیستم پویا در نظر گرفته شده و با توجه به نیاز سازمان‌های مختلف می‌توان منوهای سیستم را به راحتی و متناسب با عملکرد روابط عمومی تغییر داد.

ادامه دارد..

 9- تکریم ارباب رجوع

بررسی وضعیت تکریم ارباب رجوع و ارتقاء آن ،‌ یکی از وظایف روابط‌عمومی‌ها است. در سیستم جامع روابط عمومی امکانات مناسبی برای سنجش میزان رضایت ارباب رجوع از یک کارمند ، از یک اداره ، از یک بخش از سازمان ، از کلیه کارمندان یک معاونت و ... در یک بازه زمانی مشخص وجود دارد.

 در بخش تکریم ارباب رجوع سیستم جامع روابط عمومی ، می‌توان کلیه مراجعات به سازمان همراه با نام کارمندان و میزان رضایت ارباب رجوع را توسط واحد نگهبانی ثبت کرد. سپس در بخش گزارشات می توان میانگین میزان رضایت از هر کارمند یا هر بخش از سازمان در یک بازه زمانی و یا نمودار رضایت ارباب رجوع بر حسب روز یا ماه را برای یک کارمند یا یک بخش از سازمان مشاهده کرد یا در صورت نیاز کارمند نمونه ، واحد نمونه و .... را مشخص نمود.

 10- مدیریت فعالیتها

یکی از کارهای روزانه هر مدیر ، تقسیم یک پروژه به چند فعالیت و مشخص کردن مسئول انجام هر فعالیت‌ و بررسی وضعیت انجام فعالیت‌ها است. اگر این مدیریت به کمک کامپیوتر انجام شود ، علاوه بر اینکه تقسیم فعالیت‌ها سریعتر انجام می‌شود پیگیری انجام هر فعالیت و مشاهده گزارش عملکرد هر کارمند بهتر انجام خواهد شد. به صورتیکه به سادگی می‌توان فعالیت‌های انجام نشده در سیستم را مشاهده کرد و علت انجام نشدن آنها را از طریق کامپیوتر پیگیری نمود.

 در بخش مدیریت فعالیت‌ها سیستم جامع روابط عمومی ، مدیر روابط عمومی می تواند کلیه فعالیتهای موجود در روابط عمومی را به ریز مشخص کرده و در سیستم ثبت کند و مسئول آن را مشخص کند. سپس هر یک از کارمندان روابط عمومی بعد از ورود به سیستم می‌توانند لیست فعالیت های مربوط به خود را مشاهده کرده و پس از انجام فعالیت ، گزارش عملکرد را وارد سیستم نمایند. مدیر برای هر فعالیت مدت زمان مشخصی را تعیین می‌کند که با پایان گرفتن آن مدت زمان ، به راحتی می‌تواند فعالیت‌های اتمام نیافته را مشاهده کرده و از طریق گزارش عملکرد علت عدم انجام آن را جویا شود.

 یکی دیگر از مزایای ثبت و پیگیری فعالیت‌ها از طریق کامپیوتر، توانایی ارایه گزارش عملکرد روابط عمومی در مقاطع مختلف به مدیران بالاتر است. زیرا آرشیو کاملی از فعالیت‌های انجام شده و گزارش آنها در سیستم وجود دارد.

 11- برگزاری همایش ‌ها

 برنامه‌ریزی اجرای همایش ، مدیریت برگزاری همایش ، دعوت از میهمانان ، تدوین برنامه‌های همایش ، آرشیو مقالات و ده‌ها فعالیت دیگر از وظایف روابط عمومی‌ها در زمینه همایش‌ها است. (منظور از "همایش" در این بخش همه انواع سمینار‌ها، نشست‌های خبری ، مصاحبه‌ها ، نمایشگاه‌ها و ... است)  

 با استفاده از امکانات بخش برگزاری همایش‌ها سیستم جامع روابط عمومی ، مدیر روابط عمومی می‌تواند از مدت‌ها قبل برنامه‌ریزی همایش را انجام داده ، وظیفه هر یک از کارمندان روابط عمومی را مشخص کرده و فعالیت‌های همایش را به صورت سیستمی و کاملاً مطابق برنامه‌ریزی ، پیگیری نماید. همچنین مدعوین همایش را مشخص نموده و برای آنها کارت دعوت صادر نماید و حتی در سیستم مشخص نماید که کدامیک از مدعوین در همایش حضور فعال داشته‌اند. همچنین تمام اسناد تولید شده در همایش مانند آلبوم تصاویر همایش ، مقالات ارائه شده ، اسناد همایش ، تجهیزات بکار رفته در همایش و .... را در سیستم آرشیو نماید تا در سالهای آینده برای برگزاری همایش‌های مشابه اطلاعات کافی در مورد تجهیزات مورد نیاز، مدعوین سالهای قبل و ... داشته باشد.

 5- آرشیو تبلیغات

تبلیغات یکی دیگر از فعالیت‌های روابط عمومی‌ها است. هر تبلیغ اعم از پوستر ، بنر و ... یک فایل طراحی و یک شرکت یا شخص طراح دارد. بهتر است روابط عمومی‌ها آرشیوی از تبلیغات انجام شده را داشته باشند تا در صورت نیاز بتوانند مجدداً از فایل آن تبلیغ استفاده نمایند یا در صورت نیاز به طراح آن مراجعه نمایند.

 در بخش آرشیو تبلیغات سیستم جامع روابط عمومی ، مشخصات انواع پوستر، بنر، آگهی و ... همراه با فایل آنها ، نام و شماره تماس طراح و هزینه‌ طراحی و ... نگهداری می شود تا در صورت لزوم در مناسبتهای بعدی از آنها استفاده شود.

 6- آرشیو اسناد

در سازمان‌ها معمولاً اسناد مهمی تولید می‌شود که گاهی اوقات این اسناد می‌باید در اختیار سازمان‌های دیگر ، نمایندگان مجلس و .... قرار گیرد. یک سند می‌تواند گزارش عملکرد ، مقاله ارائه شده در یک همایش، گزارش برگزاری یک نمایشگاه ، سند چشم‌انداز و ... باشد. این اسناد می‌باید در مکان مناسبی آرشیو شوند ، تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.

 در بخش آرشیو اسناد سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه اسناد تولیدی روابط عمومی یا سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شوند.

 7- آرشیو قوانین و آیین نامه ها

سازمان‌های مختلف با توجه به وظایف خود ، قوانین و آیین نامه‌هایی را تدوین می‌کنند که معمولاً اکثر مخاطبان این سازمان‌ها و اکثر مراجعه کنندگان به روابط عمومی‌ها نیاز به این قوانین و آیین‌نامه‌ها دارند. بهتر است در روابط‌عمومی آرشیو کاملی از قوانین و آیین ‌نامه‌ها وجود داشته باشد تا در مواقع مورد نیاز به سهولت بتوان به آنها دسترسی داشت.

در بخش آرشیو قوانین و آیین نامه ها سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه قوانین و آیین نامه های سازمان همراه با فایل آنها آرشیو می شود.

 8- اموال

در روابط عمومی‌های بزرگ موضوع وضعیت اموال روابط عمومی ، یکی از دغدغه‌های مدیران است.

در بخش اموال سیستم جامع روابط عمومی ، اموال مهم مربوط به روابط عمومی همراه با شماره اموال و وضعیت آنها (سالم، درحال تعمیر و...) نگهداری می‌شود. همچنین سابقه استفاده از هر یک از اموال روابط عمومی در همایش‌ها ثبت و نگهداری می‌شود. به این ترتیب وضعیت همه اموال روابط عمومی در هر لحظه مشخص خواهد بود.

ادامه دارد...

 2- بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان

 یکی از نیازهای روابط عمومی، دسترسی سریع و آسان به آخرین اطلاعات مربوط به تشکیلات سازمانی، اطلاعات مدیر هر بخش از سازمان و اطلاعات کلیه کارمندانی که در آن بخش به فعالیت می‌پردازند است تا در تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی از این اطلاعات استفاده نماید.

 در بخش تشکیلات سازمانی و کارمندان سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات هر بخش از سازمان ثبت شده و برای هر بخش اطلاعاتی از قبیل تلفن مستقیم، تلفن داخلی، فکس، آدرس و ... به صورت درختی نگهداری می شود. نمودار درختی این امکان را به کاربر می دهد که به اطلاعات هر یک از بخش ها یا کارمندان به سرعت دسترسی پیدا کند. همچنین کلیه اطلاعات کارمندان هر بخش ، سمت هر کارمند، شماره تلفن و... در چارت سازمانی تعریف می‌شود. این اطلاعات هم در قسمت تکریم ارباب رجوع و هم در مواردی که روابط عمومی نیاز به ارسال دعوتنامه به کارمندان برای مراسم خاصی دارد نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 3- اشخاص حقیقی و حقوقی

 با توجه به اینکه روابط عمومی‌ها با طیف وسیعی از شخصیت‌های حقیقی و حقوقی در ارتباط هستند، نیاز مبرمی در ساماندهی اطلاعات اشخاص دارند تا در مواقع مورد نیاز به راحتی بتوانند به اطلاعات شخص یا اشخاص مورد نظر دسترسی داشته باشد. مثلاً اطلاعات خبرنگاران و‌ روزنامه‌نگاران برای برگزاری نشست‌های خبری، اطلاعات مدیران شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی برای برگزاری همایش‌ها یا حتی اطلاعات یک گروه موسیقی برای برگزاری مراسم و ....

در بخش اشخاص حقیقی و حقوقی سیستم جامع روابط عمومی ، اطلاعات همه افراد و شخصیتهای مرتبط با سازمان در گروه بندیهای مختلف نگهداری می‌شوند تا به سهولت بتوان به اطلاعات آنها دسترسی داشت یا برای مناسبتهای مختلف از آنها دعوت بعمل آورد.

 4- آرشیو تصاویر

 یکی از تولیدات با ارزش روابط عمومی‌‌ها ، تصاویر است. تصاویر ممکن است مرتبط با فعالیت‌های سازمان ، برگزاری یک همایش ، نشست‌ خبری ، برگزاری نمایشگاه و ... باشد. در روابط عمومی‌ها معمولاً این تصاویر به صورت منظم و یکپارچه آرشیو نمی‌شوند و در مواقع مورد نیاز باید تصاویر موجود روی ده‌ها CD را بررسی نمود تا بتوان تصویر مورد نیاز را پیدا کرد.

 در بخش آرشیو تصاویر سیستم جامع روابط عمومی ، کلیه تصاویر تولیدی را می‌توان در آلبوم های مختلف نگهداری نمود. همچنین برای هر تصویر می‌توان یک یا چند کلید واژه تعریف کرد تا در آینده بتوان به سهولت تصاویر مورد نیاز را جستجو کرد. همچنین کلیه تصاویر در یک بانک اطلاعات یکپارچه نگهداری می‌شوند و از مفقود شدن یا خراب شدن تصاویر جلوگیری می‌شود.

 1- بخش اخبار

 یکی از فعالیت‌های روزانه روابط عمومی‌ها ، تهیه بریده جراید از اخبار مرتبط با سازمان است تا در اختیار مدیران و کارشناسان واحدهای سازمانی مربوطه قرار گیرد.

 در بخش اخبار سیستم جامع روابط عمومی ، می‌توان اخبار مرتبط با سازمان که توسط خبرگزاری‌ها ، روزنامه‌ها و سایت‌های خبری تولید شده است یا اخباری که توسط روابط عمومی تولید گردیده است را ثبت نمود تا به عنوان خبرنامه داخلی یا بریده جراید توسط شبکه داخلی سازمان در اختیار مدیران و کارشناسان قرار گیرد. به این ترتیب عملیات تهیه بریده جراید در سازمان به صورت الکترونیکی درآمده و علاوه بر افزایش سرعت تهیه بریده جراید و سهولت دسترسی مدیران به اخبار مرتبط با سازمان ، هزینه‌ تهیه بریده جراید به شدت کاهش می‌یابد.

 همچنین در این قسمت می‌توان آخرین اخبار کلیه خبرگزاریهای داخلی (فارسی) ، خبرگزاری‌های خارجی (انگلیسی) ، روزنامه‌ها و سایت‌های خبری را به صورت آنلاین روی کامپیوتر مشاهده نمود. کارشناسان روابط عمومی به راحتی می‌توانند در میان این اخبار جستجو کرده و اخبار مرتبط با فعالیتهای سازمان را انتخاب و در خبرنامه داخلی ثبت نمایند. این امکان کارشناسان روابط عمومی را از مراجعه به ده‌ها روزنامه ، سایت و خبرگزاری بی‌نیاز می‌کند.

ادامه دارد...

پرسشنامه ای به اعضای انجمن روابط عمومی آمریکا فرستاده شد و طی آن از اعضا سوال گردید که به نظر آنها جوانان داوطلب روابط عمومی باید واجد چه نوع مهارت ها و استعدادها باشند. نتیجه استخراج شده از جواب ها به این شرح است:

قدرت نویسندگی 70 درصد

تجارب مقدماتی در فعالیت های روابط عمومی 42 درصد

استعداد سخنرانی و قدرت بیان 30درصد

توانایی نواندیشی و روح ابداع و ابتکار 28 درصد

هوش و فراست کلی 28 درصد

اطلاعات عمومی 27 درصد

حس تشخیص و قضاوت 25 درصد

قدرت و استعداد تشکیلات دادن 11 درصد

گزارش کمیته تحقیق ملی انجمن روابط عمومی در آمریکا

گزارش سالانه باید با چنان سلیقه و ظرافت طراحی شدن باشد که نظر هر بیننده را جلب کند و معرف ذوق سرشار شرکت باشد. گزارش باید فهرست مطالب داشته باشد. تا مطالعه آن آسان صورت گیرد. شرح فعالیت های شرکت در عرض سال با زبان و اسلوب شیوا و توام با عکس های جالب صورت گیرد. اطلاعاتی جالب درباره سرمایه گذاران عمده و تعداد کارمندان شرکت در اختیار بگذارد – میزان فروش سال را اعلام دارد. سهامداران را از نقشه هایی که برای آینده شرکت تنظیم شده با خبر نماید.

در انتخاب تصاویر لازم-نمودارها و عکس شخصیت ها و در صورت لزوم بکار بردن تصاویر رنگی کمال دقت بعمل آید، تصاویر رنگی و بطور کلی بکار بردن رنگ های مختلف موجب جالب بودن گزارش می گردد.

باید اذعان نمود که صاحبان سهام صاحبان واقعی شرکت می باشند و گزارش هیئت مدیره گزارش به صاحبان واقعی شرکت است بنابراین لحن گزارش باید مودبانه و نسان دهد که گردانندگان شرکت آدم های با شخصیت و لایق و کاردانی می باشند.

تحقیق که در آمریکا به عمل آمده نشان می دهد که سهامدران آن کشور نسبت به موارد زیر اعتراض و شکایت دارند:

1-      حقوق گزاف مدیران.

2-      مقررات مربوط به بازنشستگی مدیران.

3-      خریداری سهام از جانب هیئت مدیره.

4-      احراز از مدیریت از طرف بانوان.

5-      نحوه انتخاب حسابداران.

6-      میزان سود توزیع شده بین سهامداران.

تشکیل جلسه از صاحبان سهام بهترین وسیله ارتباط شخصی با آنها و جواب دادن به اعتراضات آنان است.

منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.

هدف از برقراری ارتباط حسنه با سهامداران ایجاد اعتماد و ایمان درآنها به حسن عمل شرکت است. اما مردم بدون داشتن اطلاعات کامل بر اینکه در شرکت چه می گذرد نمی توانند به فعالیت های شرکت اعتماد و اطمینان پیدا کنند. آنها باید اطمینان حاصل کنند که منافع آنها در شرکت حفظ خواهد شد.

این هدف را مدیران بصیر و مال اندیش از مدتها پیش وجهه همت خود ساخته اند. امر مهم این است که در این مجاهدت هیچگاه نباید وقفه یا رخوتی حاصل گردد. سهامدرا راضی سرمایه بزرگی برای شرکت است. زیرا همیشه مداح و مبلغ شرکت خواهد بود. کالا و یا خدمات شرکت را خریداری خواهد کرد و دوستان و آشنایان خود را برای خرید سهام تشویق خواهد نمود و به این ترتیب سرمایه گذاری را در امور تولیدی پیش خواهد برد.

میران می توانند به کمک مامور روابط عمومی با وسایل گوناگون با صاحبان سهام تماس و ارتابط پیدا کنند. اولین تماس آنها در مورد خرید سهام بوسیله نوشتن نامه خوش آمد گویی خواهد بود. همراه این نامه همانطور که ذکر شد باید یک نسخه از گزارش سالانه یا جزوه ای که تاریخچه شرکت را بیان می کند ضمیمه باشد. باید صاحب سهم را طی این نامه تشویق کرد هر سوالی که بنظرش می رسد از شرکت بپرسد و باید از او دعوت نمود که در صورت تمایل از کارخانجات و تاسیسات شرکت و مشاهده محصولات آن دیدن نماید. خلاصه از هیچ نوع محبت و ابراز ادب و نزاکت نباید خودداری کرد.

منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.

با افزایش تعداد صاحبان سهام است که می توان دموکراسی اقتصادی را بر پایه های محکم استوار نمود. تامین مالی هر شرکت و موسسه در حقیقت تامین شغلی مدیران در دست سهام داران می باشد. اگر مدیران شرکت نتوانند برای سرمایه گذاری کوچک مردم سود بپردازند هیچکس مایل به سرمایه گذاری نخواهد شد. پس مدیران هوشیار و مآل اندیش نمی توانند از قدرت بالقوه سهامداران غفلت بورزند.

در بعضی از شرکت های خارجی برای اینکه رابطه شرکت با سهامداران خود حسنه باشد کمیته ای مرکب از بعضی مدیران و کارکنان شرکت تشکیل می شود که کلیه امور مربوط به صاحبان سهام را اداره کند. مامور روابط عمومی از جمله کسانی است که در این کمیته عضویت دارد و نقشی فعال ایفا می کند.

در شرکت های مدرن و پیشرو رییس شرکت به هر شخصی که سهم بخرد نامه ای می نویسد و مشارکت او را خیرمقدم می گوید. معمولا این نامه را رییس روابط عمومی بر اساس اطلاعاتی که از شرکت بدست می آورد برای امضای رییس یا مدیرعامل تهیه می کند. رییس شرکت به کمک مسوول روابط عمومی باید سعی کند که یک نسخه از گزارش سالانه برای هر یک از صاحبان سهم ارسال گردد. این گزارش باید حاوی پیامی از جانب رییس یا مدیرعامل باشد و اطلاعات مالی دقیق و مورد اعتمادی در اختیار صاحبان سهم قرار دهد. همراه این گزارش ممکن است پرسشنامه ای به منظور اطلاع از عقاید و نظرات سهامداران به آنها ارسال گردد. متن پرسشنامه باید بوسیله کارشناس روابط عمومی تنظیم گردد.

ادامه دارد...

منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.

آگهی بعنوان یک وسیله روابط عمومی در آمریکا بیشتر منحصر به موسسات بزرگ صنعتی و بازرگانی است که می توانند هزینه سنگین آن را تحمل نمایند. موسسات غیر انتقاعی کمتر می توانند مستقیما به نشر آگهی اقدام کنند و معمولا برای این کار از موسسات بزرگ صنعتی بازرگانی استمداد می کنند. موسسات بزرگ این کمک را گاهی به طیب خاطر می پذیرند زیرا این کار نه فقط باعث پیشرفت یک امر بزرگ اجتماعی و غیرانتفاعی می گردد بلکه برای آن موسسه و کمپانی نیز که هزینه آگهی را تحمل کرده است وسیله معروفیت و محبوبیت بیشتر می شود. مثلا کمپانی نفت سینکلر در آمریکا ضمن آگهی های متعدد برای تشویق و ترغیب مردم به حفظ پارک های ملی واماکن تاریخی محبوبیت بیشتری نیز برای خود در جامعه آمریکایی به دست آورد.

منبع: جزوه درسی اصول روابط عمومی، دکتر حسین افخمی، سال تحصیلی 87-88، دانشگاه علامه طباطبایی، دانشکده علوم اجتماعی، گروه ارتباطات اجتماعی، دوره کارشناسی.